物资采购管理制度,企业物资采购管理规定样本

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第一章 总则
  第一条 为了规范公司的物资采购行为,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购的监督管理,特制定本规定。
  第二条 本规定是公司物资采购管理行为的基本规范。
  第三条 公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购;大宗的物资采购,具备招标采购条件的,应实行招标采购。公司成立招标委员会,具体由财务部、企业管理策划部、质量管理部、生产技术部和采购部组成,办公室设在物资采购部。

  第二章 物资采购机构的设置及职责
  第四条 公司成立物资采购部,编制另行制定,各单位要设有相对固定的兼职领料人员,并把名单报采购部。
  第五条 物资采购部职责
  (一)负责物资采购、保管、出入库管理制度和各岗位职责的制定;
  (二)负责物资采购员、调拨员和保管员的监督与管理;
  (三)负责物资采购计划的制定,采购合同的签订,物资仓储的管理;
  (四)负责物资采购的询价、议价、比质、比价的招标;
  (五)负责本部门按时、按质、按量地采购本公司所需各种物资;
  (六)负责管辖范围内的卫生、安全工作。
  第六条 物资采购遵守的原则
  (一)未经审核批准的请购物资一律不得采购;
  (二)库内已有闲置物资应首先使用;
  (三)凡本地区能解决的,不到外地采购;
  (四)对长期订货和大款项的进货,应通过签订合同和实行银行结算的方式;
  (五)按要求需通过政府采购管理机构组织的物资采购,必须按规定办理;
  (六)在比价过程中,严格执行同类的企业比质量,同样的质量比价格,同样的价格比信誉,择优确定采购单位;
  (七)对于先试用的物资,不得在试用鉴定前采购。

  第三章 物资采购管理
  第七条 为节约采购成本,公司实行按月上报采购计划。各单位编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目提报物资采购计划,由于上报物资采购计划失误,造成物资积压损失,由原单位负责人承担经济责任。
  第八条 各单位物资采购计划要按程序进行上报。在每月的25日前向物资采购部门上报下个月的采购计划,由基层单位编报,负责人签字,分管领导签署意见,物资采购部汇总后,经分管领导签署意见后,统一上报总经理批准实施。各单位如不按规定时间上报计划,造成物资缺口及发生的经济损失,由迟报单位承担经济责任。
  第九条 计划外急需采购的物资,由基层单位填制《急需物资请购单》,负责人签字,分管领导签署意见,总经理批准。
  第十条 小批量(5万元以内)的由物资采购部采取询价、比质、比价采购;大批量或固定资产采购必须由招标委员会进行招标,经总经理审批后,方可采购。
  第十一条 物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,保证做到不错订、不漏订,及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项,一般按照先验收后付款的原则进行,特殊情况先款后货的需经总经理批准,质量、数量有误的全部由采购人员承担。
  第十二条 对短缺物资,采购员要征求使用单位意见,在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品,否则,出现后果由采购员负直接责任。
  第十三条 采购人员必须按采购作业期限运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成的超储积压,损失均由采购人员承担经济责任。
  第十四条 对采购员未能及时完成采购任务时,应及早报告部门主管说明异常原因,提出相应意见方案,采购部应及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。
  
  第四章 物资验收入库管理
  第十五条 物资入库时,保管员要与交货人、质检员办理验收手续,核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符,检查包装封印是否完好,计量物资按净重验收,计件物资按清点验收,保管员、质检员、采购员应按验收单上的要求签字,以履行其职责。
  第十六条 在验收中发现的问题,要及时通知质量管理部和物资采购部,并同时做出记录备案,分清责任,责任不清时严禁验收入库。
  第十七条 验收中的不合格物资,严禁接收,如出现工作失误或故意验收,保管员负全部经济责任。
  第十八条 对托收到而货未到,或货到发票未到,应及时通知经办人,尽快查实情况。

  第五章 物资的发放管理
  第十九条 物资的领用、发放,须按“先进先出,计划供应,节约用料”的原则进行发料,发料时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序,对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失,保管员承担全部经济责任。
  第二十条 各单位领用物资时,须填制“部门领料单”,单位负责人签字,凭调拨员开具的“内部调拨单”到仓库领取物资,领取物资时要有发料人、领用人的签字。
  第二十一条 保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则,严禁先出货后补办手续和白条发货。
  第二十二条 各单位领用材料时,应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写,不准在部门领料单上作任何更改,如填写错误必须重写;对不符合规定的领料单,调拨员有权拒绝开具“内部调拨单”。
  第二十三条 各种物资材料的转让和外售时,需经公司分管领导审批,调拨员按购入物资成本(含运费,采购费用等)另加10%的管理费,保管员凭财务部收款出库凭证,方可对外出售,属于赠送的物品需经总经理批准后,到调拨员办理手续,方可领取。
  第二十四条 办公用品的领用,由办公室主任审批,领取后作登记。
  第二十五条 生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用由各单位负责人审批,领用后作登记管理,工具采用交旧领新制。
  第二十六条 属于劳保用品,一律按《劳动保护用品发放条例》执行,领用时由各单位申请,安全保卫部审核,分管领导审批。超出条例范围领用的需经总经理审批。
  第二十七条 物资出库后要及时登记账簿,保管员按月与调拨员核对账目,调拨员按时填报材料购入、消耗日报表,保管员半年、年终必须各盘点一次,做到账账相符,账物相符,账卡相符,卡物相符。
  第二十八条 所有发料凭证、原始单据应由调拨员、保管员妥善保管,发料凭证、原始单据要按保管时间和销毁程序办理,不可丢失,否则,应承担全部经济责任。
  第二十九条 退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资;借领、借发物资;车间小库多余物资。退库时,物资必须完好,物资退库单与原领料单内容要相同,物资退库时保管员要认真进行验收,因物资质量不合格退库,必须进行技术鉴定,出示有充分数据的检查证明方能退库,以便与生产厂家交涉退货。
  第三十条 对超储物资应积极调剂,正常存储物资一般不予调剂,紧俏物资严禁对外调剂,凡对外调剂的物资必须由物资采购部申请,分管领导审批,其它任何人无权处理。
  第三十一条 严禁将物资借给外单位(个人)使用,违者罚款500元,同时追回外借物资,追回物资磨损、损坏的,由责任人按价赔偿。

  第六章 附则
  第三十二条 办公用品由办公室负责采购,并按本规定有关要求办理。
  第三十三条 本规定自发布之日起实施。

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